Meringankan Tugas Kader PKK dengan Google Workspace

Istilah Kader Pemberdayaan Kesejahteraan Keluarga (PKK) mungkin sudah tidak asing lagi ditelinga masyarakat. Kader PKK memiliki hubungan yang sangat erat dengan masyarakat dan berperan penting dalam pemberdayaan masyarakat. Sesuai dengan kepanjangan PKK yaitu Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga, organisasi PKK merupakan organisasi kemasyarakatan yang memberdayakan wanita untuk turut berpartisipasi dalam pembangunan Indonesia.

Dengan perkembangan teknologi yang terjadi saat ini, penggunaan perangkat dan sarana Teknologi Informasi (TI) sangat dibutuhkan dalam menunjang pekerjaan pada beberapa bidang salah satunya bagi para Kader PKK. Dalam menjalankan 10 program kerja Pemberdayaan Kesejahteraan Keluarga (PKK), dibantu oleh para kader yang ada di setiap Desa. Proses pendataan, pembuatan laporan, survey, pembinaan dan pekerjaan lain yang biasanya dilakukan oleh kader PKK tentu akan sangat terbantu dengan menggunakan TI. Kendala yang saat ini terjadi adalah minimnya kemapuan para kader PKK dalam penggunaan TI.

Saat ini, terdapat sebuah teknologi yang diluncurkan oleh Google untuk dimanfaatkan secara gratis dalam mendukung otomatisasi, kolaborasi dan membantu meringankan pekerjaan administrasi yaitu Google Workspace. Google Workspace, sebelumnya dikenal sebagai G Suite, adalah kumpulan alat komputasi awan, produktivitas dan kolaborasi, perangkat lunak, dan produk yang dikembangkan dan dipasarkan oleh Google. Terdapat beberapa aplikasi pada Google Workspace yang dapat menunjang pekerjaan dari Kader PKK diantaranya: Google Drive, Google Mail, Google Spreadsheet, Google Documents, Google Slide, Google Formulir. Google drive merupakan aplikasi yang berfungsi untuk mengelola file secara cloud. File yang disimpan pada google drive dapat diakses kapanpun dan dimanapun dengan menggunakan jaringan internet. Selain itu, google drive dapat berjalan pada beberapa perangkat yang berbeda seperti laptop, handphone, tablet, dan lain sebagainya. Hal ini sangat memudahkan siapapun untuk berbagi file dan mengelola filenya.

Google mail saat ini telah lumrah digunakan oleh semua pihak, bahkan email menjadi salah satu identitas resmi yang selalu ditanyakan pada saat proses pendaftaran apapun. Tetapi tidak sedikit orang yang belum aware terhadap alamat email yang dimilikinya. Email saat ini bukan hanya digunakan untuk mengirim surat elektronik, tetapi semua notifikasi pemberitahuan apapun saat ini telah terintegrasi pada email. Untuk beberapa kalangan, informasi mengenai pentingnya email ini harus terus digaungkan.

Google spreadsheet, google document dan google slide merupakan aplikasi-aplikasi yang dapat digunakan untuk mendukung pekerjaan perkantoran mulai dari membuat surat, mengelola data angka atau tabular dan membuat file presentasi. Akhir-akhir ini penggunaan aplikasi-aplikasi ini tidak hanya dibutuhkan oleh orang kantoran saja, tetapi hampir disemua bidang baik itu pendidikan, pemerintahan dan bidang lainnya.

Penggunaan aplikasi-aplikasi ini dirasa mudah untuk beberapa kalangan, tapi tidak sedikit orang yang belum pernah menggunakannnya bahkan belum tahu kalau aplikasi itu dapat digunakan secara gratis. Pemanfaatan aplikasi ini perlu dikenalkan kepada pihak-pihak yang membutuhkan dan kemungkinan belum pernah menggunakan ataupun belum mengetahuinya, salah satunya dalah Ibu-Ibu PKK. Sangat banyak tugas Ibu PKK yang dapat ditangani oleh aplikasi-aplikasi ini, tetapi kebanyakan Ibu PKK masih mengerjakan tugasnya secara manual yaitu dengan menulis di buku rekap yang telah disediakan. Diperlukan treatment khusus agar Ibu PKK yang belum sama sekali mengenal aplikasi google ini mau untuk menggunakannya, tahap yang dilakukan tidak langsung pada fase melatiih tetapi perlu diperkenalkan tentang produknya, keunggulan, dan faktor-faktor yang dapat mempermudahnya. Setelah Ibu PKK mengenal produknya, barulah dilatih untung menggunakan aplikasi tersebut. Proses pelatihan saja tidak cukup untuk membiasakan, tetapi perlu bimbingan dan pendampingan ketika Ibu PKK ini mengalami kesulitan atau kebingungan ketika menggunakannya.

Pada kegiatan pengabdian masyarakat yang diketuai oleh Ir. Kridanto Surendro, M.Sc., Ph.D. telah dilaksanakan peningkatan kemampuan kader PKK (Pemberdayaan Kesejahteraan Keluarga) di lingkunan Kecamatan Cileunyi, Kab. Bandung dibidang Teknologi Informasi. Program peningkatan kemampuan ini dalam bentuk kegiatan pelatihan penggunaan Google Workspace sebagai sarana digital dalam mendukung tugas pokok dan fungsi kader PKK. Aplikasi Google yang dipelajari pada pelatihan ini yaitu Google Drive dan Google Spreadsheet. Dua aplikasi ini dipilih karena dinilai memiliki tingkat kepentingan yang paling relevan dengan tugas dan fungsi para kader PKK yaitu untuk menyimpan dan mengelola data pada cloud sehingga dapat berkolaborasi kapanpun dan dimanapun. Kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat ini diharapkan dapat terselenggaranya secara berkelanjutan sehingga pada kader PKK mendapatkan pengetahuan yang utuh dan mahir dalam menggunakan aplikasi Google Workspace. Kegiatan Pengabdian kepada Masyrakat ini dilaksanakan pada tanggal 16 Mei 2023 dengan peserta para Kader PKK di Kecamatan Cileunyi, Kabupaten Bandung. Peserta terdiri dari 30 orang Kader PKK yang merupakan gabungan dari perwakilan Ibu-Ibu PKK di tingkat Desa dan Kecamatan.

Kegiatan pelatihan penggunaan Google Workspace ini akan dilaksanakan selama 1 hari mulai dari pukul 09.00 – 15.00 WIB. Metoda pelaksanaan yang dilakukan adalah metode pemberdayaan pastisipatif oleh tim teaching yang dilakukan secara offline. Pelibatan peran serta khalayak sasaran dilakukan sejak assessment peserta, pretest, kegiatan pelatihan, dan evaluasi kegiatan.

Setelah kegiatan pelatihan dilaksanakan akan dilakukan pendampingan untuk pembiasaan penggunaan Google Workspace. Selain itu akan direncanakan pelatihan lanjutan bagi para kader PKK yang tertarik untuk mempelajari lebih dalam tentang Google Workspace for Education. Beberapa kegiatan yang dilakukan dalam pengabdian ini antara lain:

1. Assessment Peserta dilakukan dengan memberikan pretest kepada para peserta untuk mengukur pengetahuan awal tentang Google Workspace for Education

2. Pelatihan dilakukan dalam waktu 1 hari terkait dengan penerapan Google Workspace

3. Evaluasi Kegiatan dilakukan dengan memberikan postest kepada para peserta sehingga dapat diukur efektifitas dari pelatihan yang diberikan.

Penggunaan google drive yang saat ini telah terbiasa digunakan dikalangan akademisi ternyata merupakan hal yang baru bagi para kader PKK. Bahkan tidak sedikit dari peserta yang baru pertama kali mengakses Google Drive pada saat pelatihan sedang berlangsung. Penggunaan google drive ini sebetulnya dapat sangat membantu dan meringankan tugas para Ibu-Ibu PKK dalam hal pengelolaan file. Jika pengelolaan dan penyimpanan file dimaksimalkan menggunakan google drive, para Ibu PKK tidak perlu menyimpan file secara fisik yang dapat menimbulkan resiko hilang, rusak ataupun kesulitan dalam mengakses karena disimpan disuatu tempat tertentu sehingga terbatas dari sisi tempat dan waktu.

Pada kegiatan pelatihan, para peserta diajarkan cara untuk mengakses aplikasi google drive melalui laptop maupun melalui handphone masing-masing. Selain itu, para peserta juga diajarkan cara mengupload file dan berbagi file satu sama lain. Kegiatan pelatihan dilakukan secara interaktif dengan melibatkan para pengajar dari mahasiswa, asisten akademik serta para dosen yang ikut serta mendampingi peserta ketika ada kendala. Tidak sedikit kendala yang dihadapi oleh para peserta mulai dari lupa email, lupa password, kendala jaringan internet yang tidak stabil, ketakutan dalam mengklik tombol, dan lain sebagainya. Dengan dukungan dari mahasiswa, asisten akademik dan para dosen dari KK Informatika akhirnya para peserta dapat memahami dengan baik fungsi dan penggunaan google drive. Selain itu, para peserta sangat tertarik dan merasa terbantu sehingga akan mencoba mengimplementasikan penggunaan google drive ini dalam menjalankan tugasnya.

Pada sesi kedua, aplikasi yang diajarkan yaitu Google Spreadsheet. Aplikasi ini dipilih karena pada saat tim KK Informatika melakukan pengumpulan data kebutuhan pelatihan, kami menemukan bahwa Sebagian besar data yang dikumpulkan dan disimpan oleh Ibu PKK berbentuk data tabular yang secara periodic harus dilaporkan ke tingkat Kabupaten. Berdasarkan hal itu, kami mengusulkan bahwa aplikasi kedua yang diajarkan yaitu aplikasi Google Spreadsheet untuk mengelola data tabular dan melakukan perhitungan serta pelaporan sederhana. Para peserta diajarkan untuk membuat file google spreadsheet, mengolah data menggunakan formula dasar, dan menampilkan laporan dalam bentuk grafik. Para peserta terlihat sangat antuasias ketika mempelajari google spreadsheet.

Dampak yang diharapkan dari kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat ini yaitu para Kader PKK di Kec. Cileunyi Kab. Bandung dapat memanfaatkan Google Workspace untuk kegiataan pendataan, mengelola data masyarakat, berkolaborasi dalam penyusunan dokumen, dan lain sebagainya.

Indikator dari keberhasilan kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini yaitu:

a. Pemahaman kader PKK terhadap pentingnya penggunaan Teknologi Informasi untuk menjalankan tugas pokok dan fungsinya

b. Hasil dari peningkatan pre-test dan post-test yang diberikan diawal dan diakhir pelatihan

c. Kemampuan penggunaan Google Workspace untuk mendukung tugas pokok dan fungsi kader PKK

Evaluasi kegiatan pengabdian ini dilakukan dengan mengukur kemampuan peserta pada saat awal kegiatan dan akhir kegiatan, juga dilakukan monitoring terhadap pengerjaan tugas-tugas selama pelatihan. Selain itu diharapkan peserta dapat lebih intens menggunakan Aplikasi google.

Evaluasi terkait dengan pelaksanaan kegiatan juga dilakukan dengan cara menyebar kuisioner tentang kepuasan peserta terhadap pelaksanaan pelatihan dan pengumpulan umpan balik yang berisi tentang harapan dan keinginan untuk kegiatan pengabdian kepada masyarakat berikutnya.

Untuk mengukur kemampuan para peserta kami mengadakan pretest pada saat sebelum pelatihan dimulai dan setelah pelatihan selesai para peserta mengerjakan postest yang sudah kami siapkan. Hasilnya terdapat peningkatan dari rata-rata hasil pretest yaitu 73.55 menjadi rata-rata hasil postest yaitu 86.32. Bentuk evaluasi yang dilakukan pada postest berupa evaluasi pemahaman terhadap materi yang disampaikan ketika pelatihan. Dengan nilai rata-rata postest tersebut dapat disimpulkan bahwa para peserta Sebagian besar telah memahami materi pelatihan, hanya saja penggunaan aplikasi google ini harus dibiasakan. Karena para peserta akan semakin mahir jika telah terbiasa menggunakannya.

Selain evaluasi berupa pemahaman peserta, kami juga melakukan evaluasi kegiatan berupa kuisioner yang diisi oleh para peserta. Sebagian peserta menyatakan bahwa kegiatan pelatihan ini sangat bermanfaat dan para peserta mengharapkan bahwa kegiatan serupa dapat terlaksana secara berkelanjutan. Kami juga meminta tanggapan dari Bapak Camat Cileunyi, Drs. Agus Rizal, M. Si terkait kegiatan pelatihan yang telah dilaksanakan. Beliau menyatakan bahwa “Kami dari pihak kecamatan mengucapkan banyak terima kasih kepada tim pelaksana pelatihan peningkatan kapasitas kader PKK Kecamatan Cileunyi. Dengan adanya kegiatan ini menjadikan salah satu ilmu dan pengetahuan tambahan kepada para kader Kecamatan Cileunyi. Semoga acara seperti ini bisa berkelanjutan dan lebih bisa membantu kader PKK dalam melaksanakan tugas yang dilaksanakan. Sekali lagi kami dari Kecamatan Cileunyi mengucapkan banyak terima kasih telah melaksanakan kegiatan ini.”

Pada kesempatan ini juga kami melakukan diskusi dengan Bapak Camat Cileunyi terkait dengan kendala, issue dan program kerja Kecamatan Cileunyi yang kiranya dapat disinergikan dan dibantu oleh tim KK Informatika untuk kegiatan-kegiatan berikutnya. Dengan era digitalisasi saat ini, hampir semua pengelolaan data telah menggunakan sistem informasi/aplikasi baik yang diluncurkan oleh pemerintah pusat maupun pemerintah daerah. Hal ini menuntut seluruh lapisan perangkat kecamatan dapat mahir menggunakan sistem informasi/aplikasi tersebut. Selain itu, inovasi atau ide yang datang dari masyarakat maupun dari perangkat kecamatan sangat diharapkan oleh Pemerintah. Sehingga tidak sedikit lomba-lomba inovasi yang biasanya diselenggarakan oleh Kabupaten Bandung dan Ibu PKK Kecamatan Cileunyi telah berhasil menjuarai lomba tersebut beberapa kali. Kebutuhan terkini yang sedang diharapkan inovasinya adalah pembangunan Sistem Informasi Manajemen PKK untuk kegiatan pendataan dan pelaporan data masyarakat yang selama ini masih dilakukan dengan manual yaitu menggunakan buku rekap oleh Ibu PKK. Hal ini akan kami pikirkan lebih jauh dengan melibatkan mahasiswa yang sedang menyusun Tugas Akhir sehingga luaran yang dihasilkan oleh mahasiswa menjadi tepat sasaran.

Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini, akan menjadi kegiatan rutin yang dilakukan oleh tim KK Informatika setiap semesternya. Bentuk kegiatan mungkin saja dapat berbeda, tetapi tujuan utama dari kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini adalah untuk turut berkontribusi kepada seluruh lapisan masyarakat mengenai bidang keilmuan yang kita miliki. Hal yang biasanya kita anggap sepele ternyata dapat memberikan dampak dan manfaat yang signifikan untuk masyarakat. Dukungan dari semua pihak sangat menentukan keberhasilan dari kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini. Dimulai dari hal yang kecil, dari tempat yang terdekat, dan dimulai dari diri sendiri itulah yang menjadi moto kami dalam menjalankan kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini. Sinergi antara pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat menjadi tujuan utama kami dalam menjalankan Tridharma Perguruan Tinggi. Issue, kendala dan masalah yang ada di masyarakat dapat menjadi studi kasus yang disampaikan ketika melakukan pengajaran dan dicarikan solusinya melalui kegiatan penelitian.

467

views