Aplikasi yang Membantu para Guru

Tags: ITB SDGs, Quality Education, Educational Environment, Development Aid

Pembuatan jadwal kegiatan bela­jar-mengajar yang baik di sekolah sangatlah penting agar proses kegiatan belajar mengajar (KBM) bisa berjalan dengan baik dan teratur, ter­lebih di masa pandemi ini yang memaksa aktivitas pengajaran dilakukan secara da­ring. Di sela kesibukan para guru ini, tentu tidak mudah bagi mereka untuk menyusun jadwal kegiatan belajar-mengajar karena harus menyesuaikan dengan segala keter­batasan yang ada. Kompleksnya pembua­tan jadwal tentunya juga cukup menguras waktu, tenaga, dan pikiran.

Guna membantu kesulitan para guru ini, Kelompok Keahlian Matematika Industri dan Keuangan FMIPA ITB membuat ap­likasi jadwal.guru. Aplikasi berbasis web yang diluncurkan pada 10 April 2021 itu diharapkan dapat membantu sekolah da­lam proses penyusunan jadwal. Aplikasi berbasis website ini dapat digunakan secara gratis oleh sekolah negeri maupun swasta sebagai bentuk pengabdian masyarakat dari ITB untuk Indonesia.

Selama ini kekurangan jadwal yang disusun pihak sekolah terlalu monoton dan tidak pernah berubah, tiap tahun atau semesternya. Hal itu lamaran jadwal ter­sebut selalu mengacu pada jadwal tahun atau semester sebelumnya. Contohnya ada guru yang tahun atau semester sebelumnya mengajar pagi, sekarang mendapat jadwal pagi kembali. Akibatnya, mereka sulit be­radaptasi apabila menemui halangan atau aktivitas berbeda dari tahun sebelumnya. Cara seperti ini kurang mengakomodasi kebutuhan-kebutuhan khusus dari be­berapa guru.

Solusi lain dalam pembuatan jadwal ialah membuat jadwal baru dari awal yang cukup sulit dan memakan waktu. Oleh karena itu, jadwal.guru hadir untuk membantu sekolah dalam membuat jadwal KBM. Aplikasi jadwal.guru dapat menyele­saikan masalah penjadwalan sesuai dengan penugasan guru dan tentunya tidak akan membuat jadwal yang berbentrokan serta dapat menerima kendala tembahan seperti guru yang tidak bisa mengajar pada hari dan jam tertentu. 

Beberapa guru memiliki kendala seperti ini disebabkan beberapa hal, contohnya kepala sekolah yang memiliki agenda per­temuan rutin, ibu hamil yang tidak bisa mengajar terlalu pagi, dan sebagainya. Dengan aplikasi ini, dimungkinkan adanya pembatasan jam mengajar per hari sebab selain mengajar, guru juga perlu membuat persiapan dan evaluasi pengajaran sehingga mereka tidak harus mengajar sehari penuh.

Cara kerja aplikasi 

Dalam aplikasi ini, kendala-kendala penugasan dan kendala tambahan guru diformulasikan menjadi model matematika dengan variabel keputusan bernilai yang biner. Model yang digunakan ialah integer linear programming dan optimisasi diguna­kan untuk meminimumkan fungsi objektif yang memenuhi kendala dari masalah tersebut. Seiring berjalannya waktu, mo­del matematika dan user interface jadwal.guru akan terus diperbarui sesuai dengan kebutuhan dari pengguna. 

Aplikasi jadwal.guru sudah diperkenal­kan ke beberapa sekolah yang tersebar di Jawa Barat dalam sebuah pelatihan daring pada pertengahan April lalu yang dihadiri kepala sekolah, guru, tata usaha, maha­siswa, dan ralon guru. Pelatihan diselenggarakan secara terbatas karena peserta perlu dibimbing secara detail satu persatu cara menggunakan aplikasi tersebut. Selain itu, diberikan pula materi mengenai algo­ritma penyelesaian masalah penjadwalan dengan metode optimisasi umuk menam­bah pengetahuan peserta dan memahami bagaimana cara kerja dan apa yang ada di dalam mesin. Mayoritas peserta menang­gapi secara positif terkait dengan pelatihan dan peluncuran aplikasi ini.

Untuk menggunakan aplikasi ini, seko­lah cukup mengunjungi halaman https://jadwal.guru membuat akun dan verifikasi data. Verifikasi diperlukan untuk menge­tahui pengguna aplikasi berasal dari sekolah-sekolah formal. Setelah verifikasi dilakukan, sekolah dapat membuat jadwal KBM. Sekolah dapat menggunakan aplikasi ini secara gratis. 

Untuk membuat jadwal, pengguna ap­likasi cukup mengisi data penugasan dan kendala tambahan apabila diperlukan. For­mat pengisian data penugasan dan kendala tambahan sudah disediakan dalam bentuk label dan Excel, pengguna cukup mengisi sesuai format yang disediakan. 

Apabila diperlukan, pengguna dapat meminta bantuan admin umuk membantu proses pengisian data karena pengisian data ini sangat penting. Ketika data sudah lengkap dan sesuai format, pengguna dapat membuat jadwalnya dengan mengunggah file data ke tempat yang disediakan di aplikasi.

Proses kalkulasi ketika membuat jadwal dilakukan pada server yang dimiliki ITB. Pengguna cukup menunggu sampai kalku­lasi selesai. Durasi kalkulasi bergamung pada banyaknya data yang dimasukkan beserta dengan kendala tambahan. Peng­guna dapat melakukan aktivitas lain sambil menunggu. Bahkan,pengguna dapat menu­mp halaman browser-nya. Hasil jadwal yang sudah dibuat dapat dibuka pada menu Riwayat Kalkulasi. 

Namun, hasil kalkulasi bisa saja tidak keluar disebabkan beberapa ha!. Yang paling umum ialah kendala yang saling berkontradiksi. Kesalahan-kesalahan pa­ling umum di antaranya format tidak se­suai, penugasan beberapa guru yang tidak sesuai. Sebagai contoh, guru A ditugaskan mengajar sebanyak 12 jam dalam sepekan, tetapi slot waktu yang disediakan hanya ada 10 jam.

Selain itu, kesalahan lainya yang kerap terjadi ialah jumlah jam penugasan selu­ruh guru tidak sama dengan jumlah slot yang disediakan. Sebagai contoh, jumlah jam penugasan guru untuk kelas 12C ialah 40 jam, tetapi slot jadwal yang disediakan ada 50 jam. Selain karena format isian yang membuat error, Kendala tambahan yang sling kontrakdiksi juga dapat mem­buat error. Apabila ini terjadi pengguna dapat menghubungi ad min agar diberikan bantuan. 

Secara umum, semua keluaran (tampilan jadwal) sudah berupa tabel yang mudah dibaca pengguna dan dapat diunduh da­lam format Excel. Hal ini memudahkan pengguna untuk mengubah sesuai dengan format yang biasa digunakan di sekolah masing-masing. 

Untuk memudahkan, tersedia laman tuto­rial yang bisa diakses pada halaman jadwal.guru. Jika masih kesulitan, pengelola ap­likasi dapat dihubungi melalui e-mail atau Wharsapp. Pihak sekolah juga disarankan mengikuti atau meminta pelatihan peng­gunaan aplikasi ini. Pihak ITB akan dengan senang hati memberikan pelatihan secara khusus untuk sekolah yang membutuhkan tanpa biasa apa pun alias gratis. 
Pelatihan dapat dilakukan secara da­ring maupun luring (apabila memung­kinkan). Kelompok Keahlian Matematika lndustri dan Keuangan FMIPA ITB akan terus mengembangkan aplikasi ini dan terus melayani sekolah yang membutuh­kan. (M-4)